Vind din budgetsamtale: Sådan beviser du ROI for oversættelse og beskytter dine udgifter

Indsigt fra Gavin Grimes, vicedirektør for sprogtjenester hos Smartling, og Bryan Murphy, administrerende direktør hos Smartling

Det har aldrig været nemt for lokaliseringsteams at sikre budgettet. Nu, hvor AI omformer virksomheders måde at tænke på effektivitet og omkostninger, er samtalen blevet mere kompleks. Ledere forventer hurtigere ekspeditionstider, lavere udgifter og bevis på væksteffekt, alt sammen på samme tid. For lokaliseringsledere betyder det, at udfordringen ikke blot er at bede om et budget, men at overholde det.

I den tredje session i Smartlings AI Translation 101- serie satte CEO Bryan Murphy sig ned med Gavin Grimes, VP for Language Services hos Smartling, for at dele strategier fra den virkelige verden til at vinde budgetdiskussioner i en AI-drevet verden. Fra at undgå almindelige fejl til at omformulere oversættelse som en investering, dækkede de de rammer og taktikker, som teams har brug for til at forsvare deres udgifter og udvide deres programmer.

📺 Klar til at se med? Stream hele sessionen on-demand.

🎧 Foretrækker du at lytte? Hør podcasten her.

📘 Vil du dykke dybere? Vores nye e-bog, Navigering gennem skiftet: Hvorfor, hvornår og hvordan man anvender AI-oversættelse, gennemgår strategierne bag en vellykket implementering af AI-oversættelse. Tjek det ud her.

Hvordan AI ændrer budgetsamtaler

For et par år siden handlede budgetforhandlingerne mest om kapacitet og omkostninger: oversatte ord, ekspeditionstider og priser pr. ord. I dag, hvor AI er mainstream, forventer ledere to ting på én gang: effektivitetsgevinster (hurtigere ekspeditionstid, lavere enhedsomkostninger) og bevis på værdi (indvirkning på vækst, engagement og/eller risikoreduktion).

Gavins råd: Indram AI som en en styret accelerator, ikke et sløvt omkostningsbesparende værktøj. Han foreslår også at være forberedt med dokumentation for reduceret cyklustid, kvalitetsmålinger og forretningsresultater med dine foreslåede AI-integrerede budgetplaner.

Vigtig konklusion: Fordi ledere nu forventer både effektivitetsgevinster og bevis på forretningsværdi, skal AI ses som en vækstfremmende faktor, ikke en omkostningsbesparelse.

3 fejl, der vil ødelægge dit budget

Gavin fremhævede tre faldgruber, han lærte af erfaring:

• Ingen basislinje. Uden benchmarks at måle forbedringer i forhold til, vil ledelsen være mindre tilbøjelig til at acceptere dine anmodninger om budgetter til at forbedre disse målinger.
• Spørger i isolation. Du vil opnå større succes, når du knytter din anmodning til virksomhedens mål, ikke kun teamets behov.
• Ignorerer publikum. Alle jonglerer med forskellige prioriteter, så skræddersy historien til hver enkelt interessent.

Hans eksempel: et flot sæt af 40 slides floppede, da det blev præsenteret for CFO, CMO og CEO på samme tid. Løsningen var tre korte, datadrevne one-pages: ROI for CFO'en, markedsdifferentiering for CEO'en og brand speed for CMO'en – det samme spørgsmål, omformuleret, og det virkede.

Vigtig konklusion: Undgå at gå i blinde – brug data, afstem dig med virksomhedens mål, og skræddersy dit budskab til hver enkelt interessent.

Fra omkostningscenter til forretningsinvestering

Gavin udtrykte det kort og godt: "Fælden bliver set som et omkostningscenter." I stedet anbefaler han at knytte lokaliseringsudgifter til forretningsresultater, såsom:

• Indtægtsmekanik. For eksempel kan et team vise, hvordan lokalisering af tyske marketingaktiver kan generere en inkrementel omsætning på ~€/$1 mio. ved en konverteringsrate på 3%.
• Købers adfærd. Forskning viser konsekvent, at >75% af kunderne foretrækker produkter på deres eget sprog, og ~40% ville ikke købe ellers.
• Risikoreduktion. Demonstrer, hvordan lokalisering forhindrer bøder, miskommunikation og/eller churn.

Han anbefaler også strategisk at ændre, hvordan indhold oversættes, baseret på indholdets vigtighed:

• Niveau 1: Indhold med høj synlighed og omsætning, f.eks. marketingmateriale → AI-oversættelse med et menneske i løkken, f.eks. Smartlings AI Human Translation
• Niveau 2: Indhold med medium synlighed, f.eks. hjemmesider → MTPE (maskinoversættelse efter redigering) / AIT (AI-oversættelse)
• Niveau 3: Indhold med høj volumen og lav synlighed, såsom dokumentation fra hjælpecenteret → MT (maskinoversættelse) 

Finanssektoren elsker disciplinsignalet: invester mere, hvor det betyder noget, brug mindre, hvor det ikke gør.

Vigtig konklusion: Omdøb lokalisering som en indtægtsdriver og risikoreducerende faktor ved hjælp af porteføljedisciplin og klare ROI-eksempler.

Ledere, der leder målinger, er faktisk interesserede i dem

Ledere er ligeglade med funktionerne på oversættelsesplatformen. De er opmærksomme på tal, der er direkte knyttet til forretningsprioriteter. Overvej at understøtte dine budgetanmodninger med følgende målinger:

• Reduktion af cyklustid: Hurtigere lanceringer, tidligere indtægtsføring.
• Omsætningspåvirkning: Konverteringsstigninger, højere attachment rater, lavere churn.
• Omkostningsundgåelse: Brug penge nu for at undgå større omkostninger senere.
• Produktivitetsgevinster: Mærkelige stigninger i ord/time eller kvalitetsmålinger.

Bryan understregede, at lokaliseringsledere bør være proaktive – gå i offensiven og vise ledelsen, hvordan teamet driver vækst, reducerer churn og forbedrer go-to-market med et tydeligt ROI.

Vigtig konklusion: Vis cyklustid, omsætningspåvirkning, omkostningsundgåelse og produktivitet – og pak det derefter ind i et enkelt, CFO-venligt dashboard.

Når ledelsen antager, at "AI = halvdelen af budgettet"

Det er en almindelig misforståelse: hvis AI kan hjælpe os med at gøre 50 % mere, burde lokaliseringsudgifterne så ikke falde med 50 %? Gavins råd: Vend samtalen om.

I stedet for "samme arbejde med mindre budget", positioner det som "mere effekt med det samme budget". AI giver teams mulighed for at dække flere sprog, lokalisere mere indhold og arbejde hurtigere – uden at gå på kompromis med kvaliteten.

En faseopdelt tilgang fungerer godt her: vis ansvarlige besparelser på indhold med lavere risiko (som ofte stillede spørgsmål), og geninvester disse gevinster i initiativer med stor effekt, såsom lancering på nye markeder.

Skift samtalen fra omkostningseliminering til værdifordeling:

• Differentier indhold. Skær ikke ned på indhold med høj risiko og stor indtjening; spar på indhold med lavere synlighed/nytteværdi (FAQ, interne dokumenter), hvor AI udmærker sig sikkert.
• Mere med det samme. Se AI som en fordobling af effekten med det samme budget (f.eks. 20 sprog i stedet for 10; mere long-tail-indhold; hurtigere, parallelle udgivelser).
• Kvantificer den risikofyldte omsætning. At skære ned på spanske produktbeskrivelsessider kan måske "spare" nu, men risikerer en stor indvirkning på omsætningen, hvis ~40% ikke køber på engelsk.
• Mind brand governance. Hold menneskeligt tilsyn, hvor det beskytter brand og compliance.

Bryan understregede dette: Han understregede, at administrerende direktører hader omsætning i fare – for en administrerende direktør er det ikke en god handel at "spare 100.000 dollars for at risikere 12 millioner dollars".

Vigtigste konklusion: Positionér AI som en måde at fordoble effekten med det samme budget, ikke skære ned på udgifterne. Bevis ansvarlig opsparing og geninvester i vækst.

Planlægning af næste års budget med indbygget AI

Smarte teams behandler ikke AI som en engangspost; de integrerer det i driftsmodellen:

• Budget til aktiveringsværktøjer. Husk at budgettere med til oprydning af termbaser/TM'er, stilguider og promptbiblioteker, kvalitetsevaluering, træning af redaktører/anmeldere – uden disse vil AI ikke levere det ROI, du har lovet.
• Opbyg fleksibilitet. Inkluder "burst"-klausuler med leverandører for at håndtere indholdsstigninger uden nødordrer.
• Bindes til OKR'er. Forbind din strategiske plan med de vigtigste resultater, som ledere fokuserer på. For økonomidirektører kan det være lavere omkostningseffektivt (omkostninger pr. udgivelse, tidslinje). For en CMO kan det være en hurtigere global udrulning (gevinster i cyklustiden). For administrerende direktører kan det være hurtigere adgang til to markeder (frigjort kapacitet af AI).
• Stage-gate større udgifter. Opdel større investeringer i faser, og optjen tillid ved at demonstrere målbare fremskridt ved hver milepæl.

Gavin bemærkede, at "de klogeste hold ikke satser alt på AI." De strukturerer deres budgetter med fleksibilitet, så de kan skalere hurtigt, hvis et pilotprojekt lykkes, men begrænse risikoen, hvis det ikke gør det.”

Vigtig konklusion: Smarte teams opdeler budgetter i "kørsel" og "eksperiment", finansierer AI ansvarligt og opbygger fleksibilitet til at skalere succeser.

Bundlinjen

Session 3 af Smartlings AI Translation 101-serie gjorde én ting klar: at vinde budgetforhandlingerne i AI'ens tidsalder kræver mere end omkostningsbesparelser. Ledere skal vise datadrevet ROI, skræddersy deres budskab til interessenter og positionere lokalisering som både en vækstdriver og en risikoreducerende faktor. Bryan og Gavin delte praktiske strategier, som lokaliseringsteams kan sætte i værk lige nu, lige fra at undgå almindelige fejl til at opbygge fleksible og strategiske budgetter.

For en dyberegående analyse, se vores e-bog "Navigating the shift: Why, when, and how to adopt AI translation".

Glem ikke at se hele sessionen eller lytte med på podcasten.