Fra bunden: Opbygning af et lokaliseringsteam

Sådan opbygger du et lokaliseringsteam

At bygge et team kræver mere end blot at ansætte nogle få personer – det kræver også fundamentet for en stærk og unik teamkultur, der passer ind i en virksomhed. I dagens fjerntliggende verden er det vigtigere end nogensinde, at teams inkorporerer fælles værdier for at skabe et sikkert rum for samarbejde, effektivitet og psykologisk sikkerhed.

I denne session afdækker lokaliserings-karrierecoach Hristina Racheva, hvad der skal til for at opbygge et lokaliseringsteam fra bunden ved at dele sin erfaring med at fordoble sit teams størrelse under pandemien, deres vækstvej, og hvordan de klarede alt på tværs af tre forskellige lande. Hun graver også dybere ned i, hvordan hun udfører team-tjek, beslutter, hvem der skal ansætte (generalister, specialister, seniorer, begynderniveau osv.), identificerer teamets karakteristika og huller og mere.

Uanset om du er en ansættelsesleder, der prøver at bygge et team op fra bunden, en leder af et eksisterende team eller en individuel bidragyder i et lokaliseringsteam, kan du lære af dette webinar:

• Sådan identificerer du de roller dit team har brug for
• Nøgleelementer for vellykket on-boarding
• Vigtigheden af teamånd og samarbejde
• Måder dit team kan lære og vokse sammen
• Tips til ledere og ledere

Onboarding

Forskning har vist, at det at være systematisk i onboarding bringer nye medarbejdere op på 50% hurtigere, hvilket betyder, at de hurtigere og mere effektivt kan begynde at bidrage til at nå de ønskede mål i et team.

Af denne grund er onboarding mere en integration. "Integration" tyder på at have et mere stræbende mål - at gøre det, der skal til for at gøre den nye person til et fuldt fungerende medlem af teamet så hurtigt og problemfrit som muligt.

Din rolle som leder

Onboarding er kompleks og kræver en velafrundet proces. Mens alle fra teamene er involveret i og støtter den nyansatte, er der ingen, der har større indflydelse på nye medarbejderes succes end de ledere, der har ansat dem. Det skyldes, at lederne forstår, hvad de nyansatte skal opnå, og hvad det vil kræve - færdigheder, ressourcer og forbindelser.

• Forstå deres udfordringer. Onboarding er svært for nyansatte, selvom de er erfarne fagfolk. De er ukendte med virksomheden, forstår ikke, hvordan visse ting fungerer i organisationen, mangler etablerede relationer og er nødt til at tilpasse sig en ny kultur. Forskning har vist, at udfordringer i de to sidstnævnte kategorier er de største årsager til hurtig omsætning. Nyansatte skal lære en masse og kan føle sig ret sårbare, selv når de udadtil virker selvsikre. Nogle vil måske reagere ved at spille det sikkert og holde sig for meget til det, de allerede ved, i stedet for at stille spørgsmål og finde ud af, hvordan de kan tilføje værdi. Så det er vigtigt at forsikre dem om, at læring er mere kritisk end at gøre i de tidlige dage. For at opstille forventningerne skal du være klar over, hvordan de vil blive evalueret under onboarding-processen, mens du også diskuterer langsigtede forventninger og karriereudvikling.
• Gør dem til en del af holdet. Jo hurtigere det nye teammedlem opbygger effektive arbejdsrelationer med deres jævnaldrende, jo bedre, og der er meget, en ansættelsesleder kan gøre for at få dette til at ske. Udgangspunktet er at sikre, at teamet forstår, hvorfor personen er blevet ansat, og hvilke roller de vil spille. Sørg derefter for, at teamet forbinder sig med den nye person individuelt for at lære hinanden at kende på et personligt plan – noget nyttigt, som teammedlemmerne kan dele, er deres erfaringer fra deres tid her, og hvad de ville ønske, de vidste, da de startede.
• Forbind dem med nøgleinteressenter. En enkel måde, hvorpå chefer kan lette disse forbindelser, er at lave en liste over navne, inklusive korte noter om hver, og lave introduktioner, der forklarer, hvorfor det er vigtigt og relevant, at de forbinder.
• Hjælp dem med at få tidlige gevinster. Tidlige gevinster er en effektiv måde for indkommende medarbejdere at opbygge tillid og troværdighed. Folk, der er nye i et job og en organisation, ønsker ofte at bevise, at de kan det hele og falder i fælden med at prøve at påtage sig for meget, for tidligt, og dermed sprede sig selv for tyndt. Lederens opgave er at holde nyansatte fokuseret på det væsentlige arbejde, de bør prioritere. Byg en onboarding-plan – en liste over alle værktøjer og processer, de har brug for at kende i teamet, alle forventede handlinger, de vil udføre, deres ansvar. Læg derefter en plan for hver af disse ét sted – hvad de skal lære/gøre inden 1, 2, 3 måned, hvem vil hjælpe med det, links til læsemateriale, der giver en god følelse af præstation.

Onboarding er multidimensionel

For et nyt medlems succes er der et par nøgleaspekter, som er vigtige at have en god forståelse af:

Ånde

• Teknisk læring bringer indsigt i det grundlæggende i virksomheden, såsom produkter, kunder, teknologier og systemer.
• Kulturel læring handler om de holdninger, adfærdsnormer og værdier, der bidrager til organisationens unikke karakter.
• Politisk læring fokuserer på at forstå, hvordan beslutninger træffes, hvordan magt og indflydelse virker, og at finde ud af, hvis støtte de har mest brug for.

Dybde

• Virksomhedens struktur og strategi: Lav en introduktion til produkter og struktur på højt niveau, især dem, der oftest samarbejder med det pågældende lokaliseringsteam.
• Afdelingsstruktur og strategi: Lav en introduktion til den afdeling, som lokaliseringsteamet er en del af og hjælp dem med at lære de fælles mål, hvordan I samarbejder, hvem leads er, deres roller mv.
• Lokaliseringsstruktur og strategi: Del den nuværende teamopsætning og strategi og forklar, hvorfor det er, som det er. At give lidt historie og baggrund er også nyttigt for at male hele billedet og opbygge en følelse af at høre til.

Læring og vækst

Lær sammen

Et team, der lærer sammen, vokser sammen. Her er måder, hvorpå du kan lære sammen som et team:

• Planlæg tid til læring
• Vidensdeling
• Lokaliseringslæring
• Ikke-lokaliseringslæring
• Tværfunktionel deling
• Eksterne højttalere

Opret teamlæringssessioner – det er ofte sjovere og øger følelsen af ansvarlighed for alle. Du kan blokere noget "læring" i kalenderne, enten i grupper eller individuelt. At sætte tid i kalendere signalerer betydningen og lader andre vide, at de ikke skal forstyrres i denne tid med andre møder eller aktiviteter. Sæt derefter et tidspunkt af, hvor alle kan dele, hvad de har lært under deres planlagte læringssessioner – alt fra lokalisering til personlig udvikling.

At følge med i arbejdet på tværs af nogle af disciplinerne eller afdelingerne i organisationen er også en væsentlig læringsmulighed. På den måde kan dit team være opmærksomme på aktuelle og kommende projekter. Selv de emner, der umiddelbart ikke virker relevante, kan stadig give dig et holistisk syn på forretningen som helhed og forberede dit team til at være klar, når mulighederne byder sig. De fleste af disciplinerne og afdelingerne har regelmæssige all-hands-sessioner, du kan deltage i eller lytte til optagelsen.

Voks sammen

For at vokse sammen skal holdene hjælpe hinanden med at identificere nogle få områder:

• Hvad holder holdet tilbage
• Hvor holdet måske vil være mere opmærksomme på
• Hvor holdet allerede gør et fantastisk stykke arbejde

Det er utroligt at se, hvordan interaktionen og energien ændrer sig, når du starter med det i tankerne – at gå til opgaven med den hensigt at hjælpe nogen og tidligere have hørt deres personlige historie om vækst og selvbevidsthed er kraftfuldt.

Team psykologisk sikkerhedsvurdering

Psykologisk sikkerhed refererer til at vide, at:

• Når jeg laver en fejl, vil det ikke blive holdt imod mig
• Det er nemt at bringe problemer og svære problemer op
• Folk accepterer hinanden, selvom de er forskellige
• Det er sikkert at tage risici
• Det er nemt at dele meninger og være ærlige over for hinanden
• Det er nemt at bede teammedlemmer om hjælp
• Mine unikke talenter værdsættes og udnyttes

Undersøgelser viser, at psykologisk sikkerhed giver mulighed for moderat risikotagning, at sige din mening og kreativitet - bare den type adfærd, der fører til gennembrud.

Det er vigtigt at erkende, at selvom du mener, at der er et højt sikkerhedsniveau i dit team, kan andre medlemmer måske ikke. Så se om dine teammedlemmer er meget uenige, uenige, enige eller meget enige i ovenstående punkter.

Hvis der var nogen "meget uenig" eller "uenig" svar, kunne dit team drage fordel af at diskutere begrebet psykologisk sikkerhed og udveksle ideer om, hvordan man kan øge det. Du kan booke en workshop til dit hold her.

Udvikle en feedbackkultur

Ikke mange virksomheder har en stærk feedbackkultur eller nogen overhovedet. Hvad gør det så svært at modtage feedback? Processen rammer spændingen mellem to menneskelige kernebehov: 1) behovet for at lære og vokse og 2) behovet for at blive accepteret, præcis som du er.

Som et resultat kan selv et tilsyneladende godartet forslag få dig til at føle dig vred, angst, dårligt behandlet eller dybt truet. At blive bedre til at modtage feedback starter med at forstå og håndtere disse følelser.

At fremme en feedbackkultur handler om at forstå, hvordan og hvorfor vi udløses:

• Truth Triggers: Modvirket af indholdet af feedbacken. Rådene virker forkerte, uhjælpsomme eller simpelthen usande - du føler dig indigneret og forurettet.
• Relationsudløser: Udløst af følelser om giveren - du har haft gode eller ubehagelige oplevelser. Hvordan ville det føles, hvis det kom fra en anden?
• Identitetsudløsere: Afledt af indholdet — feedbacken er i konflikt med kerneoverbevisningen om, hvem du tror, du er/ikke; du føler dig ude af balance, defensiv.

Når I kommer til det sted, hvor I forstår hinandens triggere, begynder I at stille mere nyttige spørgsmål:

• Hvad kan jeg gøre anderledes, der vil have den største indflydelse på min succes?
• Hvad forhindrer mig i at vokse i min karriere?
• Hvilken færdighed kan jeg lære, som vil hjælpe mig med at forbedre min rolle?
• Hvad skal jeg gøre mere for at få større indflydelse?
• Er der noget jeg skal stoppe med at gøre?

Forbedre sammen

Der er altid områder for forbedringer, især i nutidens hurtige verden, efterhånden som teknologi og teams vokser.

Team Health Check

Ved at udføre regelmæssige teamsundhedstjek bør teams være i stand til at:

• Øg tilliden og den psykologiske sikkerhed i teamet
• Få bedre forhold mellem holdkammerater
• Skab en kultur af konstruktiv kritik og feedback
• Ret problemer og ret dem hurtigt
• Del deres følelser lettere og oftere

Spor dit teams præstationer på følgende kategorier og udvikle specifikke opfølgningshandlinger:

• Opstilling - holdet forstår hvorfor bag det, de laver, og er blevet enige om klare roller og ansvar
• Kundetilfredshed - leverer jævnligt værdi, handler på kundefeedback
• Psykologisk sikkerhed - medlemmer kan bede om hjælp, der er regelmæssige og konstruktive debatter, og fejl behandles som læringsmuligheder
• Fokus - fokuserer på det mest virkningsfulde arbejde og begrænser det igangværende arbejde
• Proces - tager jævnligt tid at reflektere og lave forbedringer, har dokumentation af høj kvalitet og har effektive møder
• Motivation - teammedlemmerne er positive over for at være en del af teamet, har tilstrækkelig autonomi og udfører arbejde, der er meningsfuldt for dem
• Arbejdsfordeling - fordeler arbejdet retfærdigt og ligeligt og minimerer vidensiloer