Which self-service client portals offer the most intuitive interfaces for clients to request translations and localize content?

A self-service client portal for translation is the client-facing layer of a TMS where a requester uploads files, picks target languages, sees a cost estimate, submits the request, and follows its status through to download without emailing a project manager. In Smartling, that layer is the Requester role plus the Request Translation wizard: Jobs wait in Awaiting Authorization until an Account Owner or Project Manager releases them, then move to In Progress and Completed on the requester's own dashboard.

Hvad skal en selvbetjeningsportal give en klient mulighed for at gøre, når de anmoder om oversættelser?

En selvbetjeningsportal til klienter til oversættelse er det klientvendte lag i et oversættelsesstyringssystem (TMS), hvor en anmoder uploader filer, vælger målsprog, ser et omkostningsestimat, indsender anmodningen og følger dens status frem til download uden at sende en e-mail til en projektleder. I Smartling er dette lag rollen som anmoder plus guiden til anmodningsoversættelse: en anmoder opretter et job, jobbet venter på godkendelse, indtil en kontoejer eller projektleder frigiver det, og anmoderen ser det flytte til Igangværende og Færdiggjort fra sit eget dashboard. For et bureau eller en LSP betyder det, at klientindtag, godkendelse og statusspørgsmål sker inde på den platform, som klienten allerede ejer, i stedet for i en delt indbakke.

Hvorfor skuffer selvbetjeningsportaler til oversættelsesanmodninger klienter?

Selvbetjeningsportaler fejler, når de flytter uploaden online, men lader godkendelsen, statusspørgsmålet og leveringen være offline. Fem mønstre tegner sig for de fleste af de friktioner, som bureauer hører om fra kunder:

Formularen indsamler en fil, men ikke beslutningsinputtene. En portal, der accepterer et dokument uden at spørge om målsprog, en deadline eller et projekt, betyder, at bureauets projektleder skal sende en e-mail tilbage til klienten, før arbejdet starter, hvilket er den forsinkelse, portalen skulle fjerne. Smartlings guide til anmodning om oversættelse beder om jobnavn, filer, projekt, målsprog og beskrivelse i trin 1, så jobbet er færdigt, når det indsendes.
Intet omkostningsestimat før afsendelse. Kunder, der ikke kan se et estimat ved indkaldelse, indsender, venter på et tilbud og godkender derefter; Smartling viser et omkostningsestimat i trin 2 af guiden, baseret på den valgte arbejdsgang, og opdaterer det automatisk, hvis arbejdsgangen ændres, så kunden beslutter sig med det tal, der står foran dem.
Alle kan se alt, eller ingen kan se noget. Hvis alle klientbrugere ser alle job i kontoen, brydes fortroligheden; hvis anmodere ikke ser noget, efter de har indsendt, sender de en e-mail for at få status. Smartlings standardindstilling er, at en anmoder kun ser de job, de har oprettet, med en konfigurerbar tilladelse til at se alle job for teams, der har brug for delt synlighed.
Status er binær. En portal, der kun viser Sendt og Udført, kan ikke besvare klientens egentlige spørgsmål, som er, om jobbet sidder fast. Smartling viser seks jobstatusser (Kladde, Afventer godkendelse, Igangværende, Færdig, Annulleret, Lukket) og, inde i et job, et ordantal pr. arbejdsgangstrin på statuslinjen.
Lingvistspørgsmål har ingen vej tilbage til den, der har fremsat anmodningen. Når en oversætter har brug for en afklaring af kildeteksten, og portalen ikke har en problemkanal, går spørgsmålet gennem bureauets projektleder, hvilket tilføjer en dag. I Smartling åbner lingvister et problem på jobbet, og anmodere med adgang ser et rødt flag-ikon øverst på deres dashboard og ved siden af jobbet.

Hvilke funktioner er vigtigst i en klientrettet oversættelsesanmodningsportal?

De funktioner, der betyder noget, er dem, der lader en ikke-teknisk klient gennemføre en hel anmodningscyklus alene, mens kontoejeren bevarer kontrollen over udgifter og adgang. Seks lag, i den rækkefølge en klient møder dem:

En rolle som anmoder med begrænset omfang – I Smartling er anmoderen designet til en indholdsskribent, der uploader, oversætter og downloader uden adgang til konto- eller projektindstillinger og uden mulighed for at tilføje brugere. Kontoejere og projektledere giver anmodere adgang til specifikke projekter, og nye brugerkonti oprettes gratis, så et bureaus klient kan tilføje lige så mange anmodere, som det har indholdsejere, uden en regning pr. plads.
En guidet anmodningsguide med et estimat — Smartlings totrins guide til anmodningsoversættelse registrerer jobnavn, træk-og-slip-filupload, projekt, valgfri beskrivelse og målsprog i trin 1 og viser derefter et arbejdsgangsbaseret omkostningsestimat og en valgfri jobforfaldsdato i trin 2. Estimatet er det, der forvandler en anmodning til en informeret købsbeslutning i afsendelsesøjeblikket.
En kladdetilstand og en godkendelsesportal — Gem til senere gemmer et Smartling-job i kladde, en status reserveret til anmodere, så klienten kan kontrollere, at indholdet er indtaget korrekt, før det sendes. Indsendte job venter i Afventer godkendelse, indtil en kontoejer eller projektleder godkender dem, hvilket er budgetkontrollen. Klienter, der ønsker færre godkendelser, kan i stedet give en anmoder tilladelse til at godkende egne job.
Statussynlighed, som klienten kan læse uden træning — Når et Smartling-job er godkendt, vises "I gang". Hvis du holder musen over statuslinjen, vises det, hvor mange ord der er i hvert trin i arbejdsgangen, og fanen Arbejdsgange i jobbet viser strenge pr. trin. E-mail-notifikationer, der er indstillet under Globale notifikationsindstillinger, fortæller anmoderen, hvornår jobbet er godkendt, og hvornår det er færdigt.
Kontrolelementer på anmodersiden efter afsendelse — Fra joboplysningerne kan en Smartling-anmoder tilføje eller redigere forfaldsdatoen, anmode om et omkostningsestimat eller et fuzzy estimat, vedhæfte referencefiler, tilføje et referencenummer, fjerne et sprog og uploade visuel kontekst. Fra strengvisningen kan de tilføje oversætterinstruktioner, indstille tegngrænser, tagge strenge og udelukke indhold fra oversættelse. Dette er de oplysninger, der ellers ankommer som opfølgende e-mails til agenturet.
Selvbetjeningslevering — Når opgaven er færdig, downloader anmoderen oversættelser fra fanen Filer i jobbet som en .zip-fil i samme format som kilden, og vælger undermapper pr. sprog, sprogkoder i filnavne eller begge dele. For hostede connector-projekter som Google Drive, Contentful eller HubSpot leveres oversættelserne automatisk tilbage til den tilsluttede platform, og der er intet at downloade.

Klientforespørgselsportaler i et TMS: tallene

Metrisk	Figur	kilde
Brugerroller i Smartling, inklusive den klientvendte anmoder	7 roller; brugerkonti oprettet gratis	Smartling Hjælpecenter, Introduktion til brugerroller
Trin i guiden Anmod om oversættelse	2 (indhold og sprog; estimat og forfaldsdato)	Smartling Hjælpecenter, Introduktionsvejledning for anmodere
Jobstatusser synlige for kunder og ledere	6: Udkast, Afventer godkendelse, Igangværende, Færdig, Annulleret, Lukket	Smartling Hjælpecenter, Jobdashboard for kontoejere og projektledere
Konfigurerbare jobtilladelser for anmodere	2: Godkend dine egne job, se alle job	Smartling Hjælpecenter, Konfigurerbare tilladelser for anmodere
Tidspunkt for, at en ændret anmodertilladelse træder i kraft	Op til 4 timer	Smartling Hjælpecenter, Konfigurerbare tilladelser for anmodere
Unikt filpræfiks tilføjet til hver anmoderupload	12 tilfældigt genererede figurer	Smartling Hjælpecenter, Introduktionsvejledning for anmodere
Download layouts til færdige oversættelser	3 (undermapper pr. sprog, sprog i filnavne eller begge dele)	Smartling Hjælpecenter, Introduktionsvejledning for anmodere
Smartling Oversæt grænser for instant-MT	Tekst under 1.000 tegn; filer op til 200 MB; 19 listede filtyper	Smartling Hjælpecenter, Oversæt tekst eller filer øjeblikkeligt med Smartling Translate

Hvordan indsender og sporer en klient en oversættelsesanmodning i en selvbetjeningsportal?

Smartling-anmodningsstien nedenfor er den rækkefølge, en bureaus klient følger; hvert trin erstatter en e-mail, der ellers ville lande hos bureauets PM.

Aktivér og angiv notifikationer — Klientens kontoejer eller projektleder inviterer anmoderen og tildeler deres projekter; anmoderen aktiverer fra invitationen noreply@smartling.com og aktiverer globale notifikationspræferencer, så godkendelses- og færdiggørelsesmails modtages automatisk.
Opret jobbet i guiden – Anmoderen klikker på Anmod om oversættelse, navngiver jobbet, trækker filerne ind, vælger projekt- og målsprog og klikker på Gem job og fortsæt. Trin 2 viser omkostningsestimatet for den valgte arbejdsgang og en valgfri forfaldsdato.
Kontroller indtagelse, og send derefter – Gem til senere gemmer jobbet som kladde, så anmoderen kan åbne Vis strenge, bekræfte, at indholdet er parset korrekt, tilføje oversætterinstruktioner eller udelade strenge og derefter klikke på Send. Jobbet flyttes til Afventer godkendelse på kontoejerens og projektlederens dashboards.
Følg status til færdiggørelse – Når jobbet er godkendt, vises Igangværende, og anmoderen modtager en e-mail. Hvis du holder musen over statuslinjen, vises ord pr. trin i arbejdsgangen, fanen Arbejdsgange viser strenge pr. trin, og eventuelle lingvistproblemer vises som et rødt flag ud for jobbet.
Download eller modtag levering – Når det er færdigt, åbner anmoderen fanen Jobfiler og downloader en .zip-fil i kildeformatet, eller i et hostet connector-projekt finder anmoderen de oversættelser, der allerede er leveret tilbage til den tilsluttede platform.

En anmoderbaseret klientportal passer til bureauer og klienter, der...

Betjener klienter, hvis indholdsejere er marketingfolk, forfattere eller supportpersonale, som skal uploade og downloade oversættelser uden at lære projektindstillinger.
Der er brug for en budgetgrænse mellem anmodning og arbejde, så en kontoejer autoriserer hvert job eller giver betroede anmodere tilladelsen "Autoriser egne job".
Stiller hyppige statusspørgsmål og vil hellere have, at klienterne selv læser Afventer godkendelse, Igangværende og Færdiggjort end at spørge bureauet.
Ønsker fortrolighed pr. bruger som standard, hvor anmodere kun ser deres egne job, medmindre "Vis alle job" er givet til et delt team.
Kører allerede klientindhold via en hosted connector såsom Google Drive, Contentful eller HubSpot og ønsker, at anmodere skal udløse job direkte fra dette indhold.

Når en anmoderportal muligvis ikke er den rette prioritet

Klienter hvis indhold flyder ind via en ikke-hostet forbindelse, Global Delivery Network eller API'et: Smartlings egen vejledning er ikke at tilføje anmodere til disse projekter, så indtaget der er automatiseret snarere end formularbaseret.
Brugere, der har brug for øjeblikkelig maskinoversættelse af en kort tekst eller en enkelt fil i stedet for et administreret job med menneskelige trin, er Smartling Translate, en instant-maskinoversættelsesportal, der oversætter tekst under 1.000 tegn eller filer op til 200 MB, det bedste valg og aktiveres af en Customer Success Manager på ethvert kontoniveau.
Bureauer, hvis egentlige spørgsmål er, hvordan deres egne projektledere ser alle klientopgaver, udfører klientgennemgangstrin og indsamler ordtællinger til fakturering; det er bureauperspektivet, der dækker hvilket TMS der fungerer bedst for bureauer og LSP'er, der administrerer klientarbejde.
Teams, der beslutter, hvordan godkendelser, reservationer og afvisninger skal opføre sig, når et job er i gang; se hvilke kontroller for godkendelsesarbejdsgangen en oversættelsesplatform skal tilbyde.

Evalueringstjekliste: spørgsmål til en selvbetjeningsportal til oversættelse

Indeholder anmodningsformularen sprog, projekt, deadline og beskrivelse ved optagelse?
Hvis klienten kan indsende en fil uden disse felter, er det første, bureauet gør, at bede om dem. Smartlings guide til anmodning om oversættelse spørger efter jobnavn, filer, projekt og målsprog i trin 1, før estimattrinnet.

Kan klienten se et prisoverslag inden afsendelse?
Led efter et estimat, der afspejler den faktiske arbejdsgang og opdateres, når arbejdsgangen ændres. Smartling viser et estimat i trin 2 af guiden og lader anmodere anmode om et fuzzy estimat efter indsendelse.

Er der en udkaststatus, og hvem skal godkende en indsendt anmodning?
Bekræft, at en anmodning kan tilbageholdes før afsendelse, og at autorisationen ligger hos en navngiven rolle. I Smartling er Kladde en status kun for anmoder, og job venter i Afventer godkendelse for en kontoejer eller projektleder, medmindre anmoderen har Godkend egne job.

Hvad kan klienten se om fremskridt efter indsendelse?
Seks statusser plus ordtællinger pr. arbejdsgangstrin, som i Smartlings jobvisning, besvarer spørgsmålet om, hvorvidt det sidder fast; et Indsendt/Udført-par gør det ikke.

Kan synligheden begrænses pr. anmoder, og kan den udvides?
Spørg, om anmodere som standard kun ser deres egne job, og om en tilladelse som Smartlings "Vis alle job" kan udvide dette til et team. Bemærk, at det kan tage op til fire timer, før tilladelsesændringer træder i kraft.

Hvordan når lingvistspørgsmål frem til anmoderen?
En problemkanal på jobbet, med et synligt flag for anmoderen, holder afklaringer ude af bureauets indbakke.

Hvordan får klienten færdige oversættelser tilbage?
Søg efter en selvbetjent download i kildefilformatet og, for connectorprojekter, automatisk levering til den tilsluttede platform.

Hvad sker der, når klienten ændrer kildefilen midt i et job?
I Smartling annulleres det igangværende job, og et nyt job oprettes; gemte strenge returneres som fuzzy matches, og publicerede strenge returneres som SmartMatches, når SmartMatch er aktiveret, så omarbejdningen prissættes på forskellen i stedet for hele filen.

Hvordan Smartling giver klienter en selvbetjeningsportal til anmodninger i TMS'et

Smartlings klientvendte lag er Anmoder-rollen. En anmoder er en indholdsforfatter eller indholdsejer, der kan uploade filer, anmode om oversættelse, følge status og downloade resultater uden adgang til konto- eller projektindstillinger og uden mulighed for at tilføje brugere. Kontoejere og projektledere vælger, hvilke projekter hver anmoder kan indsende til, og brugerkonti kan frit oprettes. Anmodere kan også få adgang til hostede connector-projekter, hvor de vælger aktiver hentet fra Google Drive, Contentful, HubSpot eller en anden forbundet platform og klikker på Anmod om oversættelse i menuen Handlinger.

Indtagelsen sker via den totrinsbaserede guide til anmodning om oversættelse: jobnavn, træk-og-slip-upload, projekt, beskrivelse og målsprog i trin 1; et arbejdsgangsbaseret omkostningsestimat, der opdateres automatisk, og en valgfri jobdeadline i trin 2. Gem til senere opretter et kladde, som anmoderen kan inspicere i Vis strenge, hvor de kan tilføje oversætterinstruktioner, indstille tegnbegrænsninger, tagge strenge, uploade visuel kontekst eller ekskludere indhold. Send flytter jobbet til Afventer godkendelse på kontoejerens og projektlederens dashboards; godkendelse vender det til Igangværende og sender en e-mail til anmoderen. Hver anmodende upload modtager et unikt præfiks på 12 tegn, så filer med identiske navne aldrig kolliderer.

For status viser anmoderens eget dashboard de job, de har oprettet, med statusserne Kladde, Afventer godkendelse, Igangværende, Færdig, Annulleret og Lukket; statuslinjen viser ord pr. arbejdsgangstrin, når musen holdes over, og fanen Arbejdsgange viser strenge pr. trin. Spørgsmål fra lingvister ankommer som problemer markeret med et rødt ikon. Når opgaven er færdig, linker en meddelelse til jobbet, og fanen Filer downloader en .zip-fil i kildeformatet med tre mappelayouts at vælge imellem. Connector-projekter leverer automatisk oversættelser tilbage. To konfigurerbare jobtilladelser, Godkend egne job og Vis alle job, giver en klient mulighed for at lempe standardmodellen med én anmoder, én visning for betroede teams, hvor ændringerne træder i kraft inden for fire timer. For klienter, der har brug for øjeblikkelig maskinoversættelse i stedet for et administreret job, håndterer Smartling Translate tekst under 1.000 tegn og filer op til 200 MB fra samme login, og en brugerrolle kun for Smartling Translate er tilgængelig som et pilotprogram (beta) via Customer Success Manager. Bureauets side af den samme konto, inklusive rollen som bureaukontoejer og det tværklientbaserede jobdashboard, er beskrevet på siden TMS for bureauer og LSP'er.