Opbygning af en flersproget videnbase: En trin-for-trin guide

Hvis du henvender dig til en bred vifte af kunder fra hele verden, er det et must at have en flersproget videnbase. Sprog som mandarin-kinesisk, hindi og spansk er hurtigt ved at indhente engelsk med hensyn til verdensomspændende talere. Dette giver virksomheder en betydelig mulighed for at udvide deres rækkevidde og engagere sig i disse markeder.

En veludviklet flersproget vidensbase kan hjælpe dig med at standardisere processer på tværs af alle dine globale enheder, forbedre kundesupport og opbygge tillid til dit internationale publikum. Men at skabe og vedligeholde en flersproget videnbase er udfordrende uden de rigtige værktøjer i dit arsenal.

Lad os udforske den bedste praksis for at skabe og optimere din flersprogede vidensbase til langsigtet succes.

Hvad er en flersproget videnbase?

Forestil dig, hvor meget nemmere det ville være at hjælpe kunder eller uddanne medarbejdere, hvis du havde en videnbase, de kunne få adgang til på deres modersmål. Det er styrken ved at blive flersproget med din vidensbase.

En flersproget vidensbase er en samling af information, der er tilgængelig på flere sprog. Det er som at have et bibliotek med de samme bøger på forskellige sprog – du kan finde den information, du har brug for, uanset hvilket sprog du taler.

For en global organisation er en flersproget videnbase yderst nyttig, fordi den giver dig mulighed for at dele viden og information med mennesker over hele verden. Det er en fantastisk måde at nedbryde sprogbarrierer og sikre, at alle har adgang til den samme vigtige information.

De mest almindelige ting, du finder i en flersproget vidensbase, er produktvejledninger, ofte stillede spørgsmål, tip til fejlfinding og hjælpeartikler – dybest set alt, hvad kunder eller medarbejdere måtte have brug for at vide om din virksomhed, produkter eller tjenester. Derudover kan du inkludere interne indholdsaktiver som undervisningsmaterialer, onboarding-vejledninger og HR-politikker, så alle har adgang til de oplysninger, de har brug for på deres foretrukne sprog.

Hvorfor oprette en flersproget videnbase?

En vidensbase er et centraliseret lager af information, der har flere use cases. Sådan gør det at gøre denne vidensbase tilgængelig på flere sprog hjælper dig med at glæde både dine kunder og medarbejdere:

Give effektiv kundesupport

Undersøgelser viser, at 42 % af kunderne frafalder på grund af en dårlig kundesupportoplevelse. Hvis du har kunder fra forskellige lande og sproglige baggrunde, er en flersproget videnbase et must-have for din kundesupport.

Når dine vidensbaseartikler er tilgængelige på flere sprog, kan dit supportteam hurtigt sende den rigtige information til kunderne, uanset hvilket sprog de taler. Dette sparer tid og frustration for både dine agenter og dine kunder.

Desuden kan en videnbase også fungere som en selvbetjeningshelpdesk, hvor kunder kan få adgang til de oplysninger, de har brug for på deres modersmål, uden at dit team behøver at løfte en finger. Dette er især vigtigt for komplekse tekniske emner, hvor misforståelser kan være dyre. For eksempel, hvis en kunde misfortolker sikkerhedsinstruktioner, og der opstår en hændelse, kan virksomheden stå over for ansvarsproblemer. Flersproget kundesupport (kilde)

Den nederste linje er, at en flersproget vidensbase gør det nemmere for dit supportteam at levere god service til hele din globale kundebase. Det er en smart investering, der betaler sig i gladere kunder og mere effektive flersprogede supportoperationer.

Styrk din arbejdsstyrke

For internationale virksomheder er en af de væsentlige udfordringer at sikre, at alle medarbejdere, uanset hvor de befinder sig, kan få adgang til vital virksomhedsinformation. En flersproget videnbase fungerer som et centraliseret lager, der løser dette problem ved at levere ressourcer på flere sprog.

Medarbejdere kan hurtigt finde den information, de skal bruge for at udføre deres arbejde, selvom de ikke behersker indholdets originalsprog. Dette øger produktiviteten og reducerer den tid, de spilder på at søge efter svar. Et multinationalt selskab kan give alle medarbejdere adgang til det samme undervisningsmateriale og virksomhedsviden på deres foretrukne sprog.

Udvid din rækkevidde

Ved at gøre dit indhold tilgængeligt for et bredere publikum, kan du udnytte nye markeder og øge din synlighed. Dette er især afgørende i regioner, hvor sprogbarrierer kan være en væsentlig hindring. For eksempel har en virksomhed som Airbnb, der tilbyder sin kundeservice-webside på over 20 sprog, været i stand til at tiltrække en bred vifte af brugere fra forskellige dele af verden. Airbnbs kundeserviceportal er tilgængelig på over 20 sprog (Kilde)

Derudover søger kunder ofte svar på deres spørgsmål ved at bruge en søgemaskine på deres modersmål. En flersproget videnbase kan forbedre din søgemaskineoptimering (SEO) og tiltrække mere organisk trafik fra internationale søgemaskiner.

Hvis du vil vide mere om bedste SEO-praksis på de globale markeder, så tjek vores guide om flersproget SEO og hvordan du implementerer det.

Sådan opretter du en flersproget videnbase

At skabe en flersproget videnbase er en udfordrende opgave – du har brug for de rigtige værktøjer og strategier for at få succes. Lad os se på seks specifikke trin til at skabe og vedligeholde en effektiv flersproget videnbase:

1. Bestem de sprog, der skal understøttes

Start med at oprette en standard sprogdatabase, der vil fungere som grundlaget for din videnbase. Dette standardsprog skal være supportteamets primære sprog og det sprog, du oprindeligt opretter dit indhold på.

Når du vælger nye sprog, der skal understøttes i en flersproget vidensbase, er der flere nøglefaktorer at overveje: Dit supportteams sprogfærdigheder: Sørg for, at du har supportteammedlemmer, der kan tale målsproget flydende.

• Kundedemografi: Se på demografien for din kundebase og analyser de kundeanmodninger, du ofte modtager. Derudover, hvis du får betydelig trafik fra visse regioner med høje afvisningsprocenter, kan det indikere et behov for at oversætte artikler til disse sprog.
• Understøttelse af webstedssprog: Sørg for, at du allerede understøtter sproget på dit websted, før du oversætter videnbaseartikler.
• Sprogkompleksitet: Tjek, at dit websted er i stand til at understøtte sprog, der er mere komplekse end andre. For eksempel læser arabisk skrift fra højre mod venstre, og dets tegn ændrer form afhængigt af deres placering i et ord. Sørg for, at din hjemmesides infrastruktur understøtter sådanne nuancer, og at du har oversættere med den nødvendige ekspertise. Vores detaljerede guide til lokalisering af websteder dækker alle nøglestrategierne.

2. Brug et oversættelsesstyringssystem (TMS)

Et TMS er en kraftfuld platform, der hjælper globale virksomheder med at skabe og vedligeholde deres flersprogede vidensbase. Sådan kan et TMS gøre det nemt at administrere en flersproget videnbase:

• Centraliseret projektstyring: Et TMS giver virksomheder mulighed for at administrere alle oversatte artikler og projekter ét sted. Hver enkelt information, fra produktbeskrivelser til kundesupportdokumenter, er let tilgængelige fra en enkelt visning. Den holder også styr på alle ændringer af indholdet, så den nyeste version altid er tilgængelig.
• Automatiserede oversættelsesarbejdsgange: Virksomheder kan automatisere oversættelsesprocessen, især de operationelle aspekter såsom upload og udpakning. Dette sparer tid og reducerer omkostningerne ved at eliminere behovet for manuel indgriben.
• Kvalitetstjek: De fleste moderne TMS'er kommer med indbyggede kvalitetstjek og giver virksomheder mulighed for at opstille specifikke retningslinjer for oversættelse og gennemgang af processer for at opretholde ensartethed på tværs af alle sprog.
• Integrationer med dine eksisterende systemer: TMS'er kan integreres med andre forretningssystemer, såsom indholdsstyringssystemer og systemer til styring af kunderelationer, hvilket gør videnstyring let.

Vil du vide mere om TMS'er? Her er en detaljeret guide til , hvad en TMS er, og hvordan du vælger en.

3. Vælg den rigtige oversættelsesmetode

Oversættelsesbranchen oplever vækst i spring og grænser. I dag er der flere forskellige oversættelsesmetoder at vælge imellem. Der er dog også faktorer at overveje, når du skal vælge den rigtige oversættelsesmetode. For eksempel, hvis dit indhold er højt specialiseret, kreativt eller kulturelt følsomt, skal du arbejde med professionelle oversættere eller indfødte talere, som bedst kan forstå de kulturelle nuancer sammen med teknisk nøjagtighed. På den anden side kan AI-oversættelsesværktøjer som maskinoversættelse nemt håndtere rutinemæssigt, ligetil indhold.

Når du arbejder med kunstig intelligens, behøver du desuden ikke længere bekymre dig om kvaliteten. AI-drevne oversættelser er nu betydeligt mere avancerede og giver resultater af høj kvalitet. For eksempel, hvis du er bekymret for, hvordan AI kan tilpasse sig dit brands tone og spekulerer på, hvornår du skal involvere menneskeligt tilsyn (og hvornår ikke), dækker vi det grundigt i vores Reality Series: Episode 4.

Olga Beregovaya, VP for AI hos Smartling, fortæller, at "oversættelse, redigering, korrekturlæsning - som vi kender det - helt klart ser ud til at blive mere og mere en saga blot. [...] Og det, vi ser, er, at kvaliteten af selv den første passage [af maskinoversat indhold] allerede er høj nok, medmindre du har at gøre med meget specialiseret indhold eller indhold, der kræver transcreation. [...] [Så] kvalitetsforudsigelserne [af output] fra maskinlæringsmodeller er allerede en god indikator for, hvor du har eller ikke har brug for det andet par øjne."

4. Lokaliser alt dit indhold

Når du er klar til at opsætte videnbasen på flere sprog, er det afgørende, at du lokaliserer dit indhold. Det betyder at oversætte og tilpasse hver enkelt information til at matche målsproget og kulturen. Sørg for, at oversættelser er nøjagtige, naturligt lydende og kulturelt passende. Glem desuden ikke at give mulighed for ekstra plads i weblayouts til sprog, der udvides, når de oversættes (som engelsk til tysk).

Multimedielokalisering kan være vanskeligere, i betragtning af at der er undertekstning og eftersynkronisering involveret i processen. Men med de rigtige oversættelsestjenester, såsom Smartlings full-service videooversættelse, kan du sejle gennem processen og opnå problemfrit lokaliseret medieindhold.

5. Gør din vidensbase brugervenlig

Kundeoplevelsen har prioritet, når du opbygger en omfattende ressource som en videnbase. Brug et enkelt, intuitivt navigationssystem med klare kategorier og tags for at undgå at overvælde brugere med for mange muligheder. Organiser dit indhold godt med et logisk flow fra det ene emne til det næste.

En anden måde at få brugeren til at føle sig værdsat på er at give dem mulighed for at give feedback eller stille spørgsmål, hvis de ikke kan finde det svar, de har brug for. Sådan gør Microsoft det i slutningen af hver hjælpeartikel: Microsofts hjælpeartikler indsamler brugerfeedback i slutningen af hver artikel (Kilde)

Derudover er det vigtigt at oprette en rullemenu for valg af sprog, så brugerne nemt kan se listen over understøttede sprog og vælge det, de er mest fortrolige med.

6. Vedligehold og opdater din vidensbase regelmæssigt

Hvordan opretholder du en videnbase, der er relevant og effektiv? Regelmæssige opdateringer holder dit indhold friskt, præcist og tilpasset den seneste udvikling i din branche.

Dette sikrer, at dine brugere, uanset om de er kunder, medarbejdere eller partnere, altid har adgang til den mest aktuelle og pålidelige information. Med regelmæssige anmeldelser og effektiv versionskontrol kan du forhindre spredning af forældede eller forkerte oplysninger, som kan føre til forvirring og mistillid.

Hvordan Smartling administrerer flersprogede vidensbaser

Heldigvis gør avanceret teknologi kombineret med professionelle oversættelsestjenester oprettelse og administration af flersprogede vidensbaser til en leg. Med Smartling kan du automatisere størstedelen af oversættelsesprocessen og udnytte både AI-oversættelse og menneskelig ekspertise til at levere oversættelser af høj kvalitet.

Smartlings TMS giver en centraliseret platform, hvor du kan administrere alle dine oversættelser, spore fremskridt og sikre konsistens på tværs af forskellige sprog. Det betyder, at du kan opretholde en enkelt kilde til sandhed for alt dit indhold, hvilket gør det nemmere at opdatere og administrere din vidensbase. Du kan også udnytte oversættelseshukommelsen til at genbruge tidligere oversat indhold, hvilket reducerer behovet for gentagne oversættelser og sparer tid og ressourcer.

En af Smartlings nøglefunktioner er dens integrationer med populære kundesupportplatforme som Zendesk, Salesforce Knowledge og MindTouch. Disse integrationer styrker flersproget kundesupport på alle sprog. Du kan administrere og skalere din vidensbase, mens du effektivt giver dine medarbejdere og kunder den support, de har brug for, på deres foretrukne sprog. Book et møde med vores eksperter i dag for at lære mere.