Hvad er de bedste muligheder for nøjagtig oversættelse i Excel?

Når de fleste mennesker tænker på oversættelsestjenester, leder det tankerne hen på oversættelser af websteder, bøger, markedsføringsmateriale og juridiske dokumenter. Internationale virksomheder har dog ofte brug for finansielle dokumenter – inklusive Excel-regneark – oversat fra et kildesprog til et målsprog.

Denne artikel dækker de særlige overvejelser ved oversættelse af data fra Excel til et nyt sprog. Læs videre for at lære om de tilgængelige værktøjer til at udføre arbejdet og de begrænsninger, der følger med gratis tredjepartsapps og indbyggede funktioner. Det dækker også alternativer til gratis apps til erhvervsbrugere, der kræver certificerede oversættelser og projektledelse.

Hvad er oversættelse i Excel?

Oversættelse af Excel-dokumenter betyder at erstatte tekstdataene i et Excel-regneark med tekst på et målsprog. Excel-oversættelse er afgørende for virksomheder, der skaber økonomiske data til et internationalt publikum.

Oversættelse af regnearksdata har de samme krav som andre typer oversættelser, men regnearksformatet byder på et par unikke udfordringer. Afhængigt af den metode, du bruger til at oversætte Excel-regneark, kan det kræve ekstra kvalitetskontrol for at sikre nøjagtig oversættelse af tallene og bevarelse af Excel-formler.

Ulemperne ved at administrere oversættelse i native Excel-værktøjer

Microsoft Translator-værktøjer tilbyder tilfældige brugere grundlæggende oversættelsestjenester gennem et indbygget oversættelsesværktøj, der findes på fanen Gennemse på båndnavigationen. Der er dog et par forhold, du skal være opmærksom på, før du bruger denne funktion.

Sådan finder og bruger du det indbyggede maskinoversættelsesværktøj i Excel:

1. Åbn den Excel-projektmappe, du vil oversætte. Vælg Oversæt. Dette åbner Oversætter-ruden i højre side af skærmen.
2. Oversættelsesværktøjet vil oversætte fanedataene fra dets kildesprog (auto-detekteret eller manuelt valgt) til det målsprog, du vælger.

3. Oversættelsen vises i den nederste rude i højre side. Du skal kopiere og indsætte den oversatte tekst i dokumentet.

Bemærk, at oversættelsen ikke bevarer formler eller Excel-funktioner i dit regneark, så vær forsigtig, når du klipper og indsætter. Maskinoversættelsesværktøjer som det i Microsoft Excel-produkter er også tilbøjelige til oversættelsesfejl, så bed en taler om målsproget som modersmål til at gennemgå indholdet eller et ekstra gennemgangstrin i din arbejdsgang, hvis det er muligt.

Denne funktion er bedst til små projekter og personlig brug. Det er ikke tænkt som en erstatning for professionel oversættelse af forretningsdokumenter.

Alternativ mulighed: Upload Excel-dokumentet til Google Oversæt

Google Oversæt er et gratis webbaseret værktøj, der oversætter dokumenter til over 100 forskellige sprog som engelsk, fransk, spansk, tysk, kinesisk og mere. Værktøjet giver brugerne mulighed for at klippe og indsætte en tekstblok i et felt eller uploade et dokument til oversættelse.

For at bruge Google Oversæt skal du åbne din Excel-fil og klikke på "Oversæt" fra topmenuen. Derfra skal du vælge dit målsprog.

Bemærk venligst, at Google Oversæt præsenterer oversat tekst i browservinduet til gennemgang. Du kan ikke downloade et oversat Excel-regneark fra appen efter oversættelse. Igen er dette en fantastisk mulighed for afslappede brugere, der har brug for at læse simpel tekst i et regneark. Det er ikke den foretrukne mulighed for forretningsbrugere, der har brug for professionel oversættelse, da forretningsdokumentation ofte giver udfordringer for maskinoversættelse.

Vær også opmærksom på, at brug af en gratis tredjeparts, browserbaseret app udgør en risiko for databrud. Undgå at bruge Google Oversæt eller nogen gratis tjeneste til at oversætte følsomme eller proprietære oplysninger.

Hvad er konsekvenserne af oversættelse af dårlig kvalitet i Excel?

Oversættelsesproblemer og datakorruption har konsekvenser i den virkelige verden for erhvervslivet. I bedste fald skaber dårlig oversættelse mere arbejde for regnskabspersonalet, som skal finde og afhjælpe problemer. I værste fald introducerer forkerte fremstillinger i finansdata forretningsrisiko og ansvar.

Manglende klarhed: Excel er det foretrukne format til finansiel rapportering. Programmet håndterer komplekse beregninger og avancerede funktioner såsom what-if-scenarieplanlægning og analyse. Excel-dokumenter kan miste klarhed eller misrepræsentation af data i tilfælde af unøjagtige oversættelser eller ændringer af data eller formler. For at sikre integriteten af finansielle data skal du vælge certificeret oversættelse ved hjælp af et TMS.

Strategiske spørgsmål: Ledelsesteams bruger ofte finansielle data til at opbygge forretningsstrategier og informere beslutninger. Dårlig oversættelse eller formuleringsproblemer kan føre til beslutninger baseret på unøjagtige oplysninger. Selv små ændringer i dokumentbetydninger eller beregninger kan have langsigtede konsekvenser.

Upræcis rapportering: Økonomiteams er afhængige af nøjagtige data til at udføre økonomifunktioner såsom månedsafslutning og rapportering. Dårlige oversættelser eller forkerte data fører til økonomiske rapporteringsproblemer og negative revisionsresultater. Certificerede oversættelser ved hjælp af et TMS sikrer, at økonomiteamet kan stole på data fra oversatte dokumenter.

Potentielt ansvar: Upræcis økonomisk eller juridisk oversættelse åbner op for et ansvar for en dokumentejer. For eksempel, hvis en oversættelse af kontrakt eller finansielle dokumenter introducerer fejl eller tvetydighed, kan det bringe en forretningsaftale i fare eller forårsage skade på omdømmet. Dette er især sandsynligt i Excel-dokumenter, hvor maskinoversættelse kan ændre formler og beregninger. Dette kan give dyre problemer eller forsinkelser i forretningsaktiviteter.

Øgede omkostninger: Fejl i økonomidokumentation kan være dyre. Upræcise data kan ændre forhandlingsparametre, skabe forvirring mellem parterne i en aftale eller medføre ekstra omkostninger. Selvom holdet fanger unøjagtigheder i en oversættelse, tager forskning og udbedring tid og penge. Alle disse resultater øger direkte og indirekte omkostninger. Af denne grund investerer mange virksomheder i professionelle oversættelsestjenester for at kontrollere omkostningerne og reducere problemer.

Et bedre alternativ: Introduktion til oversættelsesstyringssystemer (TMS)

Professionel oversættelsessoftware som Smartling hjælper forretningsbrugere med at administrere oversættelsesprojekter fra start til slut inden for én platform. Designet til kvalitetssikring af virksomheden hjælper professionelle oversættelsesstyringssystemer brugere med at få adgang til maskinoversættelse eller menneskelige oversættelsestjenester afhængigt af deres budget eller indholdstype.

Professionelle oversættelsesstyringssystemer tilbyder tjenester ud over simpel oversættelse. Smartling tilbyder kvalitetssikring (QA) kontrol og garanteret oversættelseskvalitet. Dette er med til at sikre, at oversat indhold overholder retningslinjer for virksomhedens stil og brandstandarder og matcher dit kildesprog og dit oversatte indhold.

Hvad er fordelene ved at bruge en TMS?

Oversættelsesstyring giver professionelle brugere mange fordele i forhold til en gratis tredjepartsapp. Ved hjælp af et TMS får brugere adgang til avanceret AI-oversættelsesteknologi , menneskelige oversættere med modersmål, fejlkontrol, certificeret dokumentation og mere.

Her er fordelene, som brugerne nyder godt af, når de bruger en professionel oversættelsestjeneste:

Hurtigere levering: TMS'er tilbyder strømlinede systemer til styring af oversættelser. Ved at bruge AI-teknologi og menneskelige oversættere med modersmål, kan TMS'er hurtigt oversætte indhold uden at ofre nøjagtigheden. TMS'er er designet til at styre ende-til-ende arbejdsgangen i et oversættelsesprojekt fra tildeling af opgaver til sporing af fremskridt til levering af oversættelser af høj kvalitet. Dette giver også brugerne mulighed for at spore deres dokumentfremskridt og levering.

Oversættelse af højere kvalitet: Mens gratis tredjepartsoversættelsesapps kan håndtere simple ord og sætninger, kan disse værktøjer ikke levere mere komplekse eller nuancerede oversættelser som en TMS. Oversættelsestjenester bygger stadig mere effektive arbejdsgange og mere følsomme maskinoversættelsesprodukter. Dette betyder, at kvaliteten af den oversættelse, du modtager fra et TMS, langt vil overstige kvaliteten af en gratis tjeneste som Google Translate eller ChatGPT.

Teknologistøttet oversættelse: AI-assisteret oversættelse kan spare tid og kræfter ved oversættelse af store projekter, hvilket reducerer manuelt arbejde og sikrer nøjagtighed gennem hele oversættelsesprocessen. En TMS kan parre maskinoversættelse med menneskelig kvalitetssikring for at eliminere fejl eller fange nuancer i målsproget. Med et TMS som Smartling får brugerne det bedste fra begge verdener – stærk maskinoversættelse parret med den menneskelige berøring.

Omkostningseffektivitet: TMS'er giver virksomheder omkostningseffektive oversættelsestjenester ved at strømline processer og eliminere unødvendige omkostninger. Med et TMS outsourcer virksomheder deres oversættelsesbehov til en ekstern tjeneste, der kan levere mere nøjagtige og pålidelige oversættelser. Et TMS kan også automatisere oversættelsesprocessen, hvilket reducerer manuelle arbejdsomkostninger forbundet med oversættelse.

Funktioner at kigge efter i oversættelsesværktøjer ud over Excel

Mens gratis funktioner er gode til hurtig oversættelse af personlige dokumenter, kræver virksomheder ofte professionelle oversættelsestjenester. Når du vurderer tjenesteudbydere, skal du kigge efter en virksomhed, der tilbyder disse vigtige oversættelsesfunktioner:

Oversættere på modersmål

Modersmålstalende tilbyder den mest nøjagtige oversættelse og den bedste viden om kulturel kontekst til et oversættelsesprojekt. Mens oversættere kan være dygtige til flere sprog, er sproglige sprogfærdigheder vigtigt for at bevare nøjagtigheden og troværdigheden af oversat tekst.

Transcreation tjenester

Transcreation er en form for oversættelse, der går ud over den bogstavelige betydning af ord, idet den tager højde for kulturel kontekst og elementer i målgruppen. Transcreation kræver en menneskelig oversætter med kreativitet og indgående kendskab til målsproget og kulturen, da det involverer forståelse af målgruppen og det budskab, den originale kildetekst har til hensigt at kommunikere.

Datasikkerhed

Digital oversættelse kræver, at brugere overfører følsomme og proprietære oplysninger til TMS. Vær sikker på, at udbyderen tilbyder moderne datasikkerhedsfunktioner såsom kryptering og sikker datalagring for at bevare fortroligheden. Sørg også for, at oversættere og andre, der arbejder med dokumenter, gør det under en fortrolighedserklæring (NDA) for at sikre datafortrolighed.

Håndtering af arbejdsgange

Workflow management hjælper virksomheder med at styre deres flow af oversættelsesprojekter. Moderne TMS-udbydere automatiserer processer for at spare tid og penge. Hvis din virksomhed har brug for løbende oversættelsestjenester for at betjene flere markeder, skal du kigge efter en tjenesteudbyder med et stærkt engagement i administrerede tjenester til oversættelse.

Strømlin din oversættelsesarbejdsgang med Smartling

Smartling tilbyder forretningsbrugere de bedste funktioner og teknologi til at administrere oversættelse i stor skala. Vores prisvindende kombination af maskinoversættelse, neural maskinoversættelse og menneskelige oversættere giver nøjagtighed og pålidelighed for hvert oversættelsesprojekt. Smartling tilbyder også funktioner på virksomhedsniveau til teams:

• Integrationer og teknologi til at strømline oversættelse
• Rapporterings- og analyseværktøjer til at vurdere indholdskvalitet og effektivitet
• Bruger- og projektledelse for fuldstændig kontrol over oversatte aktiver

For at se Smartling i aktion, se vores fem minutters demo eller book et opkald med en oversættelsesspecialist.